审核“组织环境”需把握的几个要点(下)

2019-02-27 19:22:29 兴原河北分公司

 三、把理解“组织环境”作为将质量管理体系整合融入业务过程的必要途径和重要抓手

从自然辩证法的角度看,每个组织所处的内外部环境都有其特殊性,就是提供同类产品和服务的组织所受到的内外部环境因素的影响也是不尽相同的。组织环境的不同决定组织应有不同的质量管理体系。因此,理解组织环境和相关方的要求,目的就是希望组织立足所处的环境因素,建立起符合自身特点和实际、能够融入其业务过程的质量管理体系,以确保体系运行的有效性。

1.着眼于适用性要求, 确定本组织质量管理体系的范围。新版标准规定,在确定质量管理体系的范围时,组织应考虑各种内部和外部因素、相关方的要求和组织的产品和服务。据此,受审核方必须落实好条款4.1、4.2的要求,通过分析内外部环境因素,识别相关方要求,并针对组织提供的产品和服务特点,从实际出发确定质量管理体系的范围。也就是说,组织有哪些类型的产品和服务活动,有什么样的基础设施和现场环境,有哪些外部提供的活动、过程及产品和服务,有什么程度的知识和能力等因素,这些都是判断其质量管理体系边界和适用性的支持条件。确定质量管理体系的范围,不能离开这些内部、外部环境因素条件。如若组织认为其质量管理体系的应用范围不适用本标准的某些要求,应实事求是地说明理由,说清楚删减那些不适用的条款要求,不影响组织确保产品和服务合格以及增强顾客满意能力或责任。当然,不适用条款的理由的说明应与质量管理体系范围成文信息一起予以保持。

2.是着眼于一致性要求,制定质量方针和质量目标。标准5.2.1条款规定“质量方针应适应组织的宗旨和环境并支持其战略方向”。在5.1.1条款中要求最高管理者“确保制定质量管理体系的质量方针和质量目标,并与组织环境和战略方向相一致”。 因此,组织建立质量方针和目标,必须基于自身的组织使命、愿景及核心价值观建立的战略方向,基于组织的产品和服务以及满足要求的承诺,基于组织成功所需的管理机制及改进程度,基于期望达到的顾客满意度,基于组织相关方的需求和期望及潜在贡献,基于实现预期结果所需的资源,基于对风险和机会识别评估的结果。在审核时应重点关注质量方针的构建,是否针对组织的产品和服务,与其环境和战略方向- 致,清晰表述了组织在质量方面的意图和方向;是否成为制定质量目标的原则、框架和基础,与其保持一致;是否能够通过质量目标的实现,确保质量方针的贯彻落实。如果质量方针和目标与组织的实际不相符,或一味追求“高、大、新”,不仅在组织内难以沟通和理解,而且只能被束之高阁、难以落实。

3.是着眼于适宜性要求,将质量管理体系与组织的业务过程相整合。标准5.1.1中要求组织最高管理者“确保质量管理体系要求融入于组织的业务过程”。如何融入?关键是要把“理解组织及其环境”、“理解相关方的需求和期望”的条款要求扎扎实实落到实处,把监视、评审这些相关信息所得到的分析成果、解决方案、对策决议,有的放矢地引入质量管理体系的设计和改进之中,真正把理解组织环境和相关方要求的过程,变成将质量管理体系融入组织业务活动的过程。因此,在审核中,要通过与组织领导层的沟通,详细了解对质量管理体系策划、设计的指导思想和思路原则,是否以理解组织环境和相关方要求为基础和前提,是否以组织的战略目标和需求为牵引,是否以满足顾客要求和法律法规要求为导向,是否以预防风险、实现期望结果为驱动,是否以组织提供产品和服务运行过程为主线,是否以组织现有资源、能力和管理水平为依据条件,来构建和完善组织的质量管理体系。需要指出的是,那种不切实际地照搬别人的管理体系,生搬硬套地搞“拿来主义",也只能是脱离实际的“两张皮”,既不实用,还添乱。必须强调,组织的业务类型不同,产品和服务不同,顾客对象不同,现有条件不同,质量管理体系的设计和内容也应不同。受审核方-定要把质量管理体系与组织业务整合融入的程度,作为检验质量管理体系有效性的重要标志,不断在实践中探索,力求准确把握。要通过对受审核方策划质量管理体系的输入和输出的相关证据的评审和对体系运行和改进的效果验证,正确判断其质量管理体系与组织业务整合的程度、融入的深度、落实的力度。